Вопросы, которые стоит задать хозяину мероприятия

Независимо от характера организуемого мероприятия его планирование всегда следует начинать с обстоятельного разговора с лицом, по указанию которого оно проводится. Организовать успешное мероприятие невозможно без предварительной проработки массы деталей. К сожалению, на подготовку мероприятия иногда отводится мало времени. В этих обстоятельствах обсуждение с хозяином мероприятия вопросов, связанных с логистикой и другими практическими мелочами, может показаться неэффективным.

С другой стороны, диалог, в ходе которого вы сможете четко определить и согласовать стоящие перед вами задачи, представляется очень полезным. В процессе разговора может выясниться, что вам сложно задавать какие-то важные вопросы, потому что часто на них бывает очень сложно ответить. Но, в конечном итоге, время, которое уйдет у вас на обсуждение основных моментов, рассмотрение различных вариантов и выявление приоритетов, не будет потрачено напрасно. Предварительный разговор с хозяином мероприятия поможет вам избавиться от сомнений, если не полностью исключить, то, по крайней мере, значительно снизить количество принятых впоследствии непродуманных решений, а также предотвратить возникновение конфликтных ситуаций.

Ниже мы предлагаем вам несколько серий вопросов, которые будет полезно задать хозяину любого организуемого вами мероприятия в процессе его предварительного обсуждения. Всегда начинайте с вопросов, которые позволят вам составить наиболее общее представление о мероприятии и понять связанные с ним ожидания. В нашем случае это вопросы, связанные с результатом мероприятия и использованием полученных знаний, умений и навыков. Начинайте с них!

 

РЕЗУЛЬТАТ

Как это мероприятие соотносится с корпоративными ценностями компании?

Как это мероприятие будет способствовать дальнейшему развитию компании/реализации ее стратегии?

Чего руководство компании хочет добиться, проводя это мероприятие?

Как это мероприятие поможет увеличить товарооборот/выручку компании?

Как бы вы оценили значение этого мероприятия, если бы могли заглянуть на год вперед?

Как это мероприятие изменит текущую ситуацию?

 

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

Что нового узнают для себя участники мероприятия?

Как можно в дальнейшем проверить, используют ли участники мероприятия полученные знания/умения/навыки?

Как добиться, чтобы основной посыл мероприятия надолго запомнился его участникам?

На что и на кого смогут оказать влияние участники мероприятия, используя полученные в его ходе знания/информацию/навыки/умения?

Как полученные ими знания/навыки/умения можно использовать в их повседневной работе?

 

ОБУЧЕНИЕ

КОМПЕТЕНТНОСТЬ

Какие новые методы или приемы узнают/освоят участники?

Как планируется распространять информацию о результатах мероприятия?

Как обеспечить активное участие присутствующих в мероприятии на протяжении всего времени его проведения?

Как обеспечить использование новых знаний/навыков/умений в повседневной работе?

Как обеспечить усвоение новых знаний/освоение новых навыков/приобретение новых умений в ходе мероприятия?

С какими трудностями могут столкнуться участники?

 

ЗНАНИЯ

Какие три важнейших мысли должны усвоить и надолго запомнить участники мероприятия?

Что поможет участникам следовать основному посылу мероприятия?

Кто лучше всех сможет донести до участников основной посыл мероприятия?

Какой объем информации необходимо донести до участников?

Какого рода информация, знания и детали в наибольшей степени соответствуют уровню участников и цели мероприятия?

Какую новую информацию планируется предоставить участникам?

 

ПОВЕДЕНИЕ

Какую модель поведения планируется изменить?

Как можно повысить мотивацию участников?

Почему для изменения модели поведения участников важно дать им именно эту информацию/знание?

Как сформировать у участников правильное отношение к обсуждаемой теме и задаче?

 

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ/НЕТВОРКИНГ

Как использовать уже имеющиеся у участников знания для достижения цели мероприятия?

Какая роль отводится участникам в ходе проведения мероприятия?

Как планируется организовать обмен знаниями?

Какую пользу может принести участникам общение друг с другом в ходе мероприятия?

Каким образом следует организовать взаимодействие участников, чтобы стимулировать использование новых знаний?

Как добиться, чтобы мероприятие послужило возникновению новых контактов и взаимоотношений между участниками?

 

УДОВЛЕТВОРЕННОСТЬ

Как будет организована среда для обучения?

Как добиться, чтобы у участников сложились приятные впечатления о мероприятии?

С каким чувством участники должны покидать мероприятие?

Как схема рассадки участников, интерьер и организация пространства могут способствовать достижению целей мероприятия?

Какие моменты необходимо предусмотреть, чтобы участники остались довольны мероприятием и покинули его с готовностью к переменам и чувством уверенности в своих силах?

 

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ

Для каких целевых аудиторий проводится мероприятие и почему именно для них?

Как их планируется разделять по ходу мероприятия?

Как их планируется объединять по ходу мероприятия? Имеют ли место культурные различия между участниками, которые необходимо принять во внимание?

Почему именно этих людей приглашают для участия в мероприятии?

Кого следует пригласить для достижения цели мероприятия?

Кто будет принимать участие?

 

Вопросы подготовлены Анной Хансен (Ann Hansen), специалистом-консультантом по разработке, ведению и организации мероприятий, компания concept+competence

Поделитесь с нами своим мнением