Как начать совещание

Хорошее начало – половина дела! Эта пословица особенно справедлива в отношении деловых совещаний. Начало совещания можно и следует организовать таким образом, чтобы четко донести до его участников цель, формат и содержание мероприятия.

Вовлечение участников является золотым правилом и лучшим вариантом для начала любого совещания. Вводная часть поможет участникам почувствовать себя более раскованно, создаст у них правильный настрой и даст им ясное представление о том, в каком направлении или каким образом будет развиваться обсуждение.

Ниже мы предлагаем вашему вниманию три вида совещаний, проводимых с разными целями, и соответствующие варианты сценария для их вводной части:

1 – ВЫРАБОТКА СТРАТЕГИИ И ПЛАНИРОВАНИЕ

Совещания по выработке стратегии и планированию обычно проводятся для принятия более важных, чем обычно, решений. В их повестку включаются масштабные идеи, требующие эффективного целенаправленного обсуждения. Участники должны принять конкретные решения, определить приоритеты и устранить возникающие разногласия.

Для создания позитивного настроя мы рекомендуем воспользоваться методом, Success Spotting, который можно условно назвать “Выявление предпосылок для успеха”.

В начале совещания участникам предлагается обменяться мнениями по поводу того, какие идеи, методы, приемы, технологии и процессы успешно применяются организацией; на каких направлениях организация работает особенно успешно; и что позволяет ей успешно справляться с решением повседневных задач. Выявленные в ходе обсуждения примеры и предпосылки успешной работы станут основой для создания концепции будущего – своего рода компаса, который позволит организации придерживаться правильного направления при принятии решений.

Время: как минимум 2 x 7 мин + 10 мин для подведения итогов

Количество участников: от 4-х человек

Порядок проведения:

Данный метод включает выработку концепции, разработку управленческих решений и составление плана действий. Он позволяет планировать дальнейшее развитие организации на основе уже достигнутых успехов и результатов.

Выработка концепции: Участники намечают стратегические цели, основываясь на уже достигнутых организацией успехах.

Разработка управленческих решений: Участники уточняют поставленные стратегические цели (определяя при этом их реалистичность) и намечают пути их достижения в ходе обсуждения следующих вопросов: Что могло бы помочь нам приблизиться к достижению поставленных стратегических целей? С какими трудностями мы можем столкнуться? Как преодолеть эти трудности?

Составление плана действий: определение конкретных шагов по реализации принимаемых решений

Метод Success Spotting можно использовать для достижения самых разных целей, в том числе для улучшения обслуживания клиентов, повышения профессионального уровня сотрудников, улучшения взаимоотношений и укрепления взаимодействия внутри отдела или бизнес-подразделения. Лучше всего метод подходит для совещаний, проводимых на уровне руководства, но в определенных ситуациях его можно рекомендовать и для обсуждений, проводимых с рядовыми сотрудниками.

Пример: компания решила сосредоточиться на улучшении взаимодействия между своими сотрудниками, службами и подразделениями. Взаимодействие в рамках компании оставляет желать лучшего. Сотрудники помнят, что когда-то они с большей радостью шли на работу и более охотно и продуктивно общались с коллегами. Теперь же, они, как будто бы попали в порочный круг: все только и делают, что обвиняют друг друга в недостатках и ошибках

2 – “МОЗГОВОЙ ШТУРМ” И ПОИСК ИННОВАЦИОННЫХ ИДЕЙ

Совещание в формате “мозгового штурма”, проводимое с целью поиска инновационных идей, значительно отличается от традиционных совещаний. Его целью является поиск принципиально новых идей, шагов и решений в таких областях, как разработка продуктов, концепций или маркетинговых кампаний. От участников ожидается готовность мыслить нестандартно и не бояться применять новые подходы.

Мы рекомендуем начать такое совещание с небольшой разминки, проведенной с использованием методики Outside the box (“Мысли нестандартно”).

Необычная разминка поможет участникам установить контакт с коллегами и попробовать творчески подойти к решению поставленной задачи. Это исключительно полезное упражнение поможет им понять, как трудно рождаются новые идеи.

Время: приблизительно 5 – 10 минут

Количество участников: 2 – 100 человек (участников рекомендуется разделить на несколько групп)

Порядок проведения:

Участники разбиваются на пары.

В течение нескольких секунд они осматривают друг друга, стараясь запомнить, кто из них во что одет, прическу и другие детали.

После этого пары поворачиваются друг к другу спиной.

Стоя спиной друг к другу, они должны внести в свой внешний вид пять изменений (обычно, это довольно легко сделать).

По команде участники поворачиваются лицом друг к другу и говорят, что изменилось в облике партнера.

После этого они вновь встают друг к другу спиной и получают задание внести уже десять изменений в свой внешний вид (как правило, эту задачу можно выполнить только позаимствовав, какие-то вещи у присутствующих или за пределами помещения, что разрешено правилами упражнения).

Подсказка:

Количество изменений можно варьировать. Главное – постепенно усложнять задачу, заставив участников выйти за рамки привычного образа мыслей. Если кому-то из участников будет сложно обнаружить изменения во внешности партнера, они могут сказать ему/ей об этом, и партнер объяснит, в чем они заключаются. Это упражнение было задумано не как игра в “угадайку”, а как средство заставить участников придумывать новые идеи. Как вариант, можно попросить участников внести изменения во внешность партнера, однако это не всегда осуществимо, а для некоторых участников неприемлемо.

Отель Radisson Blu Scandinavia в Копенгагене располагает многофункциональными легко изменяемыми пространствами, позволяющими проводить подвижные упражнения.

3 – УСТАНОВЛЕНИЕ КОНТАКТОВ И ФОРМИРОВАНИЕ КОМАНДЫ

Мероприятия по установлению контактов и формированию команды направлены на создание условий для возникновения новых взаимоотношений и зарождения чувства общности. Важнейшим условием их успеха является вовлечение как можно большего числа участников. Большое значение имеют позитивный настрой участников и их желание общаться с людьми, находящимися на самых разных уровнях организационной иерархии.

Мы предлагаем начать мероприятие с разминки, в основе которой лежит метод Sudden Survey (“Непредвиденный опрос”).

Целью этого упражнения является вовлечение участников в интенсивный и динамичный процесс общения. Оно дает им возможность для принятия совместных решений, обмена опытом и выработки общей позиции в отношении собранной в ходе опроса информации.

Сам характер задания вынуждает участников взаимодействовать с самого начала мероприятия. Они должны сообща организовать и провести исследование по различным представляющим интерес темам/вопросам. Выполнение этого упражнения поможет самим участникам и организатору узнать образ мыслей коллег, а самое главное – сразу же приступить к изучению актуальных тем и вопросов.

Данный метод разработан консалтинговой компанией The Thiagi Group.

Время: 30-50 минут

Количество участников: 8 – 200 человек (участников рекомендуется разделить на несколько групп)

Вспомогательные средства: доски для презентаций (флипчарты) и ручки, настенные и наручные часы, при необходимости схема для формирования группы.

Порядок проведения:

Ведущий делового мероприятия заранее формулирует четыре вопроса или темы, связанные с повесткой дня проводимого мероприятия и представляющие интерес для участников (например, какие ожидания связаны у них с участием в совещании, имеется ли у них опыт участия в подобных мероприятиях, что изменится после его проведения и т.д.).

Участники делятся на четыре группы. Если участников много, возможно понадобится больше групп. В этом случае несколько групп могут работать над одним и тем же вопросом/над одной и той же темой.

Каждая группа получает один вопрос/одну тему.

Каждая группа должна получить ответы на свой вопрос как от участников из других групп, так и от членов собственной группы.

Ведущий пишет на доске следующий план и знакомит с ним участников (время, отводимое на каждый из этапов, можно изменять):

3 минуты на обсуждение метода сбора ответов

5 минут на проведение опроса с привлечением максимального числа участников из других групп

3 минуты на анализ ответов

Ведущий просит группы приступить к обсуждению плана проведения опроса. За 1 минуту до окончания данного этапа следует сообщить об этом участникам.

Затем ведущий дает группам 5 минут на проведение опроса. За 1 минуту до окончания данного этапа следует сообщить об этом участникам.

По истечении отведенных на проведение опроса 5 минут участники вновь собираются по группам, для того чтобы обсудить полученные ответы.

Каждая группа получает флипчарт, на котором в обобщенной форме представляет полученные результаты. За 1 минуту до окончания данного этапа следует сообщить об этом участникам.

Затем группы по очереди в произвольном порядке представляют свой “анализ”. Каждой группе отводится на презентацию ровно одна минута.

Подведение итогов – на заключительном этапе участники обсуждают результаты опроса.

Статья написана при содействии Энн Хэнсен (Ann Hansen), специалиста по разработке мероприятий, фасилитатора и консультанта, concept+competence.

 

Поделитесь с нами своим мнением


− three = 5