Как установить контакт с аудиторией на координируемых совещаниях

Radisson Blu Hotel Frankfurt meeting room

Планируя встречу, вы хотите повлиять на участников: просветить их, изменить их взгляды, помочь им понять или увидеть что-либо с другой стороны.

Читайте дальше и узнайте мнение Бо Крюгера (докладчика, автора и профессионального координатора встреч) о преимуществах координируемых совещаний, включая полезные методы и советы, которые позволят привлечь внимание аудитории.

 Формируйте доверие, правильно координируя и организуя встречи

Координация позволяет удерживать выступления и совместную работу в нужном ключе для достижения цели встречи или мероприятия. Организация подразумевает поиск места, подготовку помещения для совещаний, создание нужной атмосферы и т. д. Рассмотрите 7 приведенных ниже советов, которые помогут вам успешно координировать и организовать встречу.

1. Разделите аудиторию на небольшие группы

В больших группах и на пленарных совещаниях редко возможна теплая атмосфера. Поэтому разбейте участников на пары или небольшие группы. Наилучшие взаимоотношения и атмосфера возникают в группах до 6 человек.

Participants in a facilitated meeting Radisson Blu

2. Стимулируйте активность и вовлекайте участников в процесс

Сводите одностороннюю коммуникацию к минимуму. Чем больше вы стимулируете активность и вовлекаете участников в работу, тем больше они вам доверяют. Предложите провести мозговой штурм, различные групповые задания и т. д. Помните, что у всех заданий должна быть смысловая нагрузка. Они должны быть актуальными и способствовать достижению цели встречи.

Обязательно задействуйте помещение при подготовке встречи. Например, идеальным местом являются фойе и конференц-залы на 8-м этаже в Radisson Blu Hotel, Berlin.

Radisson Blu Hotel Berlin Conference Dom Lounge

3. Разнообразьте мероприятия и учитывайте аудиторию

Один и тот же формат встреч может наскучить и уменьшить эффективность работы. Изменяйте способы проведения встреч, чтобы все участники были заинтересованы, мотивированы и могли завести новые знакомства в новой обстановке. Почему бы не организовать встречу-прогулку?

Например, в Осло, где отели расположены рядом, можно провести часть мероприятия в Radisson Blu Scandinavia Hotel, а другую — в Radisson Blu Plaza Hotel.

Radisson Blu Scandinavia Oslo exterior streetview corner

4. Создавайте неофициальную атмосферу

Организуйте помещение для совещаний так, чтобы в нем было место для работы в небольших группах. В этом случае участникам будет проще строить отношения и формировать доверие. Подготовьте помещение, чтобы создать неформальную и теплую атмосферу. Добавьте создающие уют элементы, такие как свечи, подушки или музыка.

5. Просите участников знакомиться

Обычно большинство участников держатся знакомых. Просите участников пересесть и поговорить с теми, кого они не знают. Это способствует развитию творческого подхода, обмену знаниями и установлению деловых отношений.

6. Встречайтесь на улице

Попросите участников принести с собой удобную одежду, чтобы вместе выйти на свежий воздух. Сняв костюмы и проведя время вместе в другой обстановке, они установят доверительные отношения.

Прекрасным фоном для встречи может стать и пейзаж городского центра. Например, из окон нашего отеля Radisson Blu Hotel, Dubai Waterfront открывается потрясающий вид на окружающие небоскребы.

FireLake Grill House Cocktail Bar Radisson Blu Dubai Waterfront hotel

7. Планируйте много перерывов

Во время перерывов участники могут пообщаться и обсудить самые разные темы. Превратите перерывы в маленькие приятные моменты с помощью вкусной еды, в идеале в красивом месте с видом.

В Radisson Blu Hotel, Frankfurt идеальным местом для отдыха и вовлечения участников станет пруд рядом с террасой.

Radisson Blu Hotel Frankfurt pond exterior night lights

Надеемся, что вы используете один или несколько из приведенных выше советов и методов, планируя следующую встречу или мероприятие. Какими бы ни были ваши планы, Radisson Blu предлагает принципы постановки целей для встреч или мероприятий, в которых координацию и подготовку используют для достижения успеха и запоминаемости.

Поделитесь с нами своим мнением