Разрешите представить

На вас навевают тоску длинные заседания и совещания? Вам кажется, что вопросы, на которые уходят часы, иногда можно решить за несколько минут? Руководство Radisson Blu очень серьезно относится ко всем аспектам организации мероприятий – мы даже инвестировали значительные средства в приобретение инновационных цифровых решений для дальнейшего повышения качества конференций, совещаний и заседаний.

Предлагаем вашему вниманию интервью с Элке Петерс (Elke Peters), менеджером по организации деловых встреч, совещаний и корпоративных мероприятий в кельнском отеле Radisson Blu, которая поделится с вами своими профессиональными секретами…

На что следует обращать внимание в первую очередь при планировании заседания или совещания?

Лично для меня ключевыми моментами на этапе планирования являются разработка четкого графика и подробной повестки дня совещания, которые при необходимости можно заранее разослать участникам. В этом случае все участники будут точно знать, чего от них ожидают, и смогут заранее продумать свою роль в обсуждение включенных в повестку дня вопросов.

Что касается непосредственно самих совещаний, я всегда рекомендую по возможности выбирать для их проведения помещение с естественным освещением – это помогает участникам сохранять максимальную концентрацию внимания на протяжении всего мероприятия. Я также советую предусмотреть в графике проведения совещания несколько перерывов, чтобы участники смогли перекусить (именно перекусить, а не плотно поесть) и подышать свежим воздухом. Перерывы не только помогают участникам сохранять внимание на протяжении всего совещания, но и дают им возможность проверить почту, поискать информацию в сети и так далее.

Есть ли какие-то общие "правила" для проведения успешного совещания?

При организации совещаний необходим гибкий подход – их невозможно проводить по одному шаблону. Тем не менее, я могу предложить несколько советов, которые помогут организаторам добиться максимальных результатов от участников, оптимально использовать возможности помещения и рационально распределить время.

  1. Во время перерывов на кофе и на ланч подавайте только легкие закуски. В противном случае плотно поевшие участники будут клевать носом во время совещания.
  2. Постарайтесь обеспечить наличие беспроводной связи – если участники будут точно знать, что во время перерыва они смогут проверить почту и выйти в Интернет, они будут меньше отвлекаться во время совещания.
  3. Не пытайтесь разместить большое количество людей в ограниченном пространстве – постарайтесь найти просторное помещение, по возможности, с естественным освещением.
  4. Спланируйте рассадку участников с учетом их количества. Например, U-образная рассадка подойдет для совещаний с количеством участников не более 30 человек, а при превышении этого количества лучше выбрать вариант "кабаре".
  5. Не пытайтесь сэкономить на использовании аудиовизуального оборудования и рассадке – от них в значительной мере может зависеть эффективность совещания.

Как сохранить высокий уровень работоспособности участников на протяжении всего совещания?

Очень важно добиться, чтобы все участники играли, пусть небольшую, но активную роль, а не просто присутствовали на совещании. Регулярные перерывы с предложением легких закусок и освежающих напитков помогут участникам восстановить потраченную энергию. В соответствии с разработанной нами концепцией правильного питания Brain Food («Пища для ума») для участников и гостей конференций и совещаний, мы предлагаем им меню из вкусных блюд, в состав которых входят рыба, цельнозерновые продукты и овощи, прошедшие минимальную тепловую обработку, а также большой выбор свежих фруктов и овощей.

 Банкет в отеле Radisson Blu

Можно поподробнее остановиться на рассадке участников? Какой вариант наиболее предпочтителен?

Лично мне наиболее гибким кажется вариант рассадки в стиле "кабаре" – он подходит для любого количества участников и разных видов совещаний. Кроме того, он экономит массу времени при необходимости разделения участников на группы или при проведении в рамках совещания секционных заседаний.

Тебе, наверное, пришлось пережить немало напряженных моментов за время работы менеджером по организации деловых встреч, совещаний и мероприятий. Какие из них особенно запомнились?

Работу в отеле никак нельзя назвать скучной – жизнь каждый день преподносит нам сюрпризы! Однажды мы организовывали совещание с участием более 60 человек. По плану клиента оно должно было начаться с бизнес-ланча. К сожалению, они забыли нам об этом сообщить и поняли это только за 45 минут до начала мероприятия. Однако все закончилось благополучно – мы сумели мобилизовать все силы и накормить всех участников. Настоящая история успеха, которой мы все гордимся.

Расскажи нам о новых цифровых решениях, которые теперь входят в пакет услуг по организации и проведению деловых встреч и мероприятий, проводимых в вашем отеле.

Мы предлагаем своим клиентам инновационную технологию Digicharts, позволяющую вести подробный протокол совещаний без необходимости делать какие-либо записи, и гигантский планшетный компьютер Multipad, который идеально подходит для проведения презентаций и видеоконференций, может использоваться вместо виртуальной доски и выполнять другие полезные функции. Он уже успел стать "главным номером программы"!

Мультимедийное оснащение конференц-зала

Какие преимущества дает использование этих новых технологий?

Основное преимущество – это безусловно экономия времени, так как они устраняют необходимость в печатании протоколов и обеспечивают возможность организации виртуального общения благодаря функции видео-конференции планшета Multi-pad. Кроме того, их использование позволяет повысить степень вовлеченности и заинтересованности всех участников за счет более эффективной презентации итогов совещания и возможности их мгновенного распространения.

Легко ли ими пользоваться?

Как и у большинства технологических новинок, их важным преимуществом является удобство использования – ведь мы видим свою задачу в том, чтобы максимально облегчить жизнь своим клиентам. А если у кого-то из них возникнут вопросы, мы всегда готовы прийти им на помощь.

Поделитесь с нами своим мнением