Снежки на конференции MPI

Около 400 делегатов из разных стран приняли участие в не совсем обычной конференции, которая закончилась тоже необычно – фантастической "снежной" баталией, роль снежков в которой играли скомканные листы бумаги с заранее написанными вопросами и комментариями. После того как все немного успокоились, были наугад выбраны несколько "снежков", и разбившиеся на небольшие группы делегаты обсудили доставшиеся им вопросы.

Для большинства присутствующих такой подход к серьезному мероприятию оказался настоящим открытием. В последние несколько лет все больше участников Европейской конференции по вопросам организации встреч, совещаний и мероприятий (EMEC), ежегодно проводимой Международным объединением организаторов мероприятий Meeting Professionals International (MPI) отмечали, что это мероприятие начинает принимать излишне традиционные формы.

В феврале 2016 года, делегатов, которые приехали в Копенгаген на очередную конференцию EMEC, на этот раз организованную Датским отделением MPI, ждал большой сюрприз.

Организаторы хотели показать всем, на что они способны, и это им удалось!

Уже перед конференцией 2015 года, которая прошла в Кракове, председатель датского оргкомитета Хелле Сванеборг (Helle Svaneborg) из Dansk Lægemiddel Information A/S вместе с другими членами оргкомитета и коллегами из датского отделения MPI решили, что если им доверят проводить Конференцию в 2016 году, они все сделают по-другому. Вот что говорит Хелле:

"Мы решили радикально отойти от традиционных форм проведения этого мероприятия. Конференция, организованная в соответствии с принципами разработанной в Дании концепции Meetovation, должна была стать наглядной демонстрацией возможностей по проведению интересной и вдохновляющей встречи на основании совершенно иных подходов". Результат превзошел все самые смелые ожидания.

Концепция Meetovation была разработана Датским управлением по туризму VisitDenmark. Ее суть выражает лозунг "Больше никаких скучных мероприятий!". При разработке плана подготовки конференции EMEC его авторы опирались на следующие принципы: творческий подход к использованию возможностей выбранной площадки; активное привлечение участников; ответственный экологический подход; здоровая питательная еда; широкое местное представительство; и оценка окупаемости затрат (ROI) по достигнутым результатам.

Избыточность способствует пониманию

Еще один важный принцип, взятый на вооружение датским Оргкомитетом, звучит как "Избыточность способствует пониманию". Организаторы предложили избыток необычных форм работы: делегаты участвовали в оживленных обсуждениях, играли, пели, сочиняли музыку, но все эти увлекательные занятия имели четкую цель – они способствовали обмену информацией, усвоению новых знаний, формированию новых навыков и, конечно, установлению полезных контактов.

"Естественно, совсем не обязательно проводить все конференции именно таким образом – при определении формата мероприятия необходимо учитывать состав его участников. В конференции принимали участие 400 профессионалов в области организации деловых встреч, совещаний и мероприятий из Европы и США, и мы уверены, что сумели донести до каждого из них мысль о том, что даже внесение небольших изменений может заметно оживить мероприятие и повысить его эффективность", – говорит Хелле Сванеборг.

Делегаты много для себя вынесли из участия в конференции

Карин Крог (Karin Krogh) из компании Nyt Potentiale, возглавляющая Датское отделение MPI, тоже входила в состав Оргкомитета конференции, где помимо прочего отвечала за ее фактическое содержание. Вот что она рассказала:

"Мы хотели добиться, чтобы конференция оказалась для участников действительно полезной – чтобы они вынесли из участия в ней какой-то опыт, который можно использовать в их собственной работе и который поможет им избежать скуки и посредственности при организации деловых мероприятий. В принципе, мы хотели зародить у коллег стремление к повышению уровня нашей профессиональной деятельности".

Неформальный атмосфера и впечатляющие результаты

Конференция EMEC 2016 проходила в помещениях, предоставленных отелем Radisson Blu Hotel Scandinavia в Копенгагене. Большой конференц-зал преобразился до неузнаваемости. Было слышно, как перешептываются между собой делегаты, которые не могли сдержать удивления при виде уютных диванов, табуретов с овечьими шкурами и столиков, заменивших традиционные ряды сидений. Смена обстановки создала неформальную атмосферу.

Во всем должен быть смысл

"Конечно, основная структура никуда не денется, но содержание всегда важнее", – говорит Карин Крог. "Основной структуры и формы без содержания и проходящей через него красной нитью основной мысли недостаточно для достижения поставленной цели. Для чего в зале совещаний находится кресло-мешок? В этом должен быть какой-то смысл – и он безусловно был!"

Будете ли вы и в будущем ставить перед собой и своими коллегами такие сложные задачи?

Хелле Сванеборг и Карин Крог без колебания ответили "ДА"! В этой связи, надо отметить, что отель и все другие партнеры приняли вызов и с энтузиазмом взялись за решение непростой задачи. Совместная работа над созданием чего-то нового и необычного привела к удивительной согласованности действий.

Последующая оценка показала, что нам удалось достичь своей цели. 97% участников сообщили, что это была самая интересная конференция в их опыте участия в подобных мероприятиях. 98% назвали Копенгаген хорошим местом для проведения конференций. 90% отметили, что конференция в формате Meetovation увеличила отдачу от участия (показатель ROI)

Фото: Ларс Блихер Хансен (Lars Blicher-Hansen)

Поделитесь с нами своим мнением